MÜŞTERİ VE POTANSİYEL MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ

BÜROSARF BÜRO SARF MALZEMELERİ DAĞITIM TEKNİK SERVİS HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“BÜROSARF” veya “ŞİRKET”)  olarak; Kişisel Verilerinizin güvenliği hususuna büyük önem vermekte ve korunması için azami hassasiyeti göstermekteyiz. Bu doğrultuda Veri Sorumlusu sıfatıyla bünyemizde barındırdığımız her türlü kişisel veriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun olarak yasal sınırlar çerçevesinde işlenmekte, saklanmakta ve aktarılmaktadır. İşbu Aydınlatma Metninde kullanılan kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri, veri işleme, ilgili kişi ve veri sorumlusu kavramları KVKK’da yapılan tanımlara istinaden kullanılmıştır.

İşbu Aydınlatma Metni, BÜROSARF Müşteri ve Potansiyel Müşterilere yönelik KVKK kapsamında Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi doğrultusunda hazırlanmış olup, kişisel verilerin korunması konusunda bilgilendirme yapılması amaçlanmıştır.

VERİ SORUMLUSU BİLGİLERİ

Veri Sorumlusu Şirket Unvanı : BÜROSARF BÜRO SARF MALZEMELERİ DAĞITIM TEKNİK    SERVİS HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Telefon Numarası                    : +90 (216) 630 11 30

E-Posta                                     : info@burosarf.com

Adres                                      : Yamanevler Mah. Küçüksu Caddesi Bol Ahenk Sokak No: 3/A-B Ümraniye/ İstanbul

KEP Adresi                              : burosarfmalzemeleri@hs01.kep.tr

1.Kişisel Veriler Ve İşlenme Amaçları:

Kişisel Verilerin Korunması Kanununun Genel İlkelerini içeren 4. Maddesi kapsamında, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine bağlı olarak kategori edilen kişisel verileriniz aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

Kimlik Verisi: Ad, soyadı,  T.C. kimlik no

İletişim Verisi: Açık adres bilgisi, Telefon numarası, e-posta adresi bilgileriniz.

Kimlik ve İletişim Verileriniz; Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak, Kurumsal iletişim ve yönetim faaliyetlerinin planlanmak ve icra etmek, Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak, Yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına karşı diğer hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek, Yasal raporlamalar yapmak, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma/ İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla;

Müşteri İşlem Bilgileri BÜROSARF tarafından satılmakta olan ürünlere ilişkin faturalar, sevk irsaliyeleri, ödeme belgeleri ile çağrı merkezi kanalıyla iletişime geçmeniz halinde çağrı merkezi kayıtları, sipariş ve talep bilgileriniz, Şirketimizin distribütörü olduğu ürün ve hizmetlerine ilişkin geri bildirimleriniz vb.

Tedarik zincirinin yönetimi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Hukuki İşlem: BÜROSARF tarafından satışı yapılan ürünlere ilişkin şikayet ve talepleriniz,   tarafınızca ya da Şirketimizce açılan davalar, tüketici hakem heyeti başvuruları vb. durumlara ilişkin adli ve idari makamlarla yazışmalardaki bilgileriniz

Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi hususunda mahkeme ve diğer adli ve idari makam yazışmalarının yapılması, yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına karşı diğer hukuki yükümlüklerimizi yerine getirmek ve aramızda doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılmak amacıyla;

İşlem Güvenliği: Web sitemiz üzerinden satışı yapılabilen ürün alışverişlerinizle ilgili olarak işlem güvenliği verileri, web sitemiz üzerinden oluşturabileceğiniz üyeliğinize ilişkin şifre ve parola bilgileri, internet sitesine erişime ilişkin kayıtlar, ip adresi vb.

Bilgi güvenliği, kişiye ait işlem verilerinin Şirket sistemlerine girişi ; Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi amaçlarıyla

Risk Yönetimi:  BÜROSARF tarafından ürünlerin sizin belirtebileceğiniz bir adrese kurulumunun vs. gerektiği durumlarda kargo ve dağıtım ağında ürünlerin güvenliğinin sağlanması, hukuki ihtilafların önlenmesi vb. amaçlar için alınabilecek idari ve teknik önlemlere ilişkin veriler

Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,  Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Finans Verileri: Satış sözleşmenizde belirtilen koşullara ve kanuni haklarınızın kullanım şartlarına bağlı olarak Şirketimizden aldığınız ürünleri iade etmeniz ya da indirim uygulanması halinde banka hesap bilgileriniz, IBAN numarası, vergi dairesi ve vergi numarası

Muhasebe kaydı ve Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesinin sağlanması Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Pazarlama verileri : BÜROSARF tarafından satılmakta olan  ürünler ve verilen  hizmetleri ile BÜROSARF ve Distribütörlüğünü yürüttüğümüz ürünlerin dağıtım ağına dahil iş ortaklarımızın hizmetlerine ilişkin geri bildirimleriniz, alışveriş geçmişiniz vb.

Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Görsel ve İşitsel Veri: Çağrı merkezi ses kayıtları.

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Talep Şikayet Takibi amaçlarıyla işlemekte ve saklamaktayız

2.İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz, BÜROSARF iş süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve ayrıca aşağıda belirtilen amaçlarla; KVKK 8. ve 9. Maddelerinde belirtilen kişisel veri aktarma şartları ile Politika çerçevesinde sınırlı olarak ve kanunlarda öngörülmesi halinde ilgili mevzuat gereği resmi makamlara, özel hukuk kişilerine ve ayrıca BÜROSARF  tarafından uygun görülmesi halinde üçüncü şahıs/kurumlara aktarılabilmektedir: Buna göre,

1. Kişisel verileriniz, Kanun ve sair mevzuat kapsamında mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirmek

amacıyla yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına,

3. şahıs veya kurumlarla olan ve aramızda doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılmak amacıyla, her türlü yargı makamına, yetki vermiş olduğunuz temsilcileriniz ve avukatlara,
4. Sözleşmeye dayalı İş faaliyetlerinin yürütülmesi/Denetimi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla, vergi ve finans danışmanları da dâhil olmak üzere danışmanlık aldığımız üçüncü kişilere, mesleki uzman ve uzman yardımcılarına, danışman ve müşavirlerine,
5. Mal/Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi amacıyla mal ve hizmet tedarikçilerine, Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi amacıyla ürün alımı yapılan iş ortaklarına, distribütörlüğünü yaptığımız firmalara
6. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi kapsamında çeşitli raporlar verdiğimiz şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine;
7. KVKK kapsamında Veri Sorumlusu olarak verdiğimiz talimatlar çerçevesinde Veri işleyenlere,
8. Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi için Kişisel verilerinizden gerekli olanları ile sınırlı olarak, Bilgi sistem desteği veren Hizmet şirketlerine, sözleşmeye dayalı hizmet ve ürün aldığımız tedarikçilere,
9. Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi kapsamında, sınırlı olarak Sözleşmeye dayalı hizmet veren kurulum firmalarına, iş ortaklarına, yetkili teknik servislerimiz, lojistik-taşıma firmalarına
10. Muhasebe sürecini yürütmek üzere anlaşmalı Mali Müşavirlik firmasına, ürün iadeleri halinde geri ödemenin sağlanması amacıyla bankalara,
11. Mevzuata bağlı İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi kapsamında çeşitli raporlar ve bilgi vermek amacıyla yönetim kurulu, denetim kurulu ve disiplin kurulu üyelerine
12. Faaliyetin getirdiği yasal zorunlulukları yerine getirmek amacıyla diğer kamu kuruluşlarına,

KVK Kanunu Madde 5 ve 6’da tanımlanan hukuki şartlar ve diğer kanunlarda öngörülmesi kapsamında aktarılabilmektedir. Bu maddeler aynı zamanda veri aktarmanın hukuki gerekçelerini oluşturmaktadır.

Kişisel verileriniz KVKK Mad. 28/1 çerçevesinde talep edilmesi halinde aydınlatma yükümlülüğü olmadan ve açık rızanız aranmadan ilgili makamlara aktarılabilir.

Kişisel verilerin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde ayrıca açık rıza alınacaktır. Verilerinizin işlendiği yeni süreçler ve yeni aktarım alıcıları için tarafınıza ek bildirimler yapılarak bilgilerinizin güncellenmesi sağlanacaktır.

3.Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ile kastedilen, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir.

Kişisel verileriniz; iş ilişkisi kapsamında bizimle fiziksel ve dijital yolla paylaştığınız verileriniz, sözleşme bilgileriniz, ilettiğiniz finansal verileriniz, sizden bizzat talep ettiğimiz bilgiler, web sitelerimiz üzerinden yapılmış olan dijital başvurularınız,  e-posta ve KEP yoluyla ilettiğiniz bilgiler,  3.kişilerin ulaşımına açık kaydettiğiniz aleni bilgi kayıtlarınız, dilekçe ve başvurularınız, hukuki tebligatlar, şirketimiz ile yapılan yazışmalarınız, KVKK Mad.11 kapsamında şirketimize yapılan başvuru bilgileri Şirket'in iş takibini gerçekleştirmesine yönelik meşru menfaati gereği, Şirket'in işyeri güvenliği sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, işyeri binasına yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla elektronik ve fiziksel ortamlarda, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Mad. 5/2-a “Kanunlarda öngörülmesi”, Mad. 5/2-c : “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, Mad. 5/2-ç “Veri Sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, Mad. 5/2-e: “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, Mad. 5/2-f maddesinde belirtilen “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması” hukuki sebepleriyle ve özel nitelikli verilerinizle ilgili olarak açık rıza alınmak suretiyle toplanmakta olup yasal süreler ve işin gerektirdiği şartlar kapsamında saklanmaktadır.

Şirketimizde geçerli bir amaç ve geçerli bir hukuki sebebe veya açık rıza uygulamasına dayanmadan veri toplanmamaktadır.

4.Kişisel Veri Sahibinin Hakları ve Başvuru Şekli

Kişisel veri sahipleri, KVKK madde 11 kapsamında, BÜROSARF’dan;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında (talep edilen ürünün yurt dışından getirtilmesi halinde) kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde; kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. “e” ve “f” maddelerinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına

5.KVKK’nın 11. Maddesinde Belirtilen Haklarınızı Kullanmak İçin;

Başvurunuzu “Yamanevler Mah. Küçüksu Caddesi Bol Ahenk Sokak No: 3/A-B Ümraniye/ İstanbul” adresine bizzat teslim edebilir, noter kanalı ile gönderebilir veya (KEP)Kayıtlı Elektronik Posta burosarfmalzemeleri@hs01.kep.tr  adresine güvenli elektronik imza, mobil imza, ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz kanalıyla iletebilirsiniz. Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin BÜROSARF için ayrıca bir maliyet oluşturması halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. Talebin reddedilmesi halinde, red nedenleri veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.